Прокрастинация в бизнесе: причины и последствия

В статье от LinDeal вы узнаете о прокрастинации в бизнесе, каковы ее причины и последствия, как ее избежать и нужно ли бороться с данной проблемой.

Почему прокрастинация в бизнесе так актуальна?

Безделье, лень, прокрастинация. Как же часто (и совершенно неверно) эти слова употребляют в одном ряду! Вы приезжаете в офис с твердым намерением решить сегодня важную сложную задачу, но… целый час отвечаете на сообщения в мессенджерах, проверяете электронную почту, отвлекаетесь на чашечку вкусного кофе — и вдруг неожиданно наступает вечер. Следующим утром все снова повторяется и та самая неотложная задача вновь остается невыполненной. Почему так происходит? В чем причина прокрастинации? Как противостоять ей? Чем она опасна для личности и для бизнеса? И несет ли хоть какую-то пользу, чем поможет бизнесмену? Ответы на эти и другие интересные вопросы выяснила редакция https://lindeal.com.

Прокрастинация — это… Краткая справка про «откладывание на потом»

Краткая справка про «откладывание на потом»

 

  • замена реальных действий на привычное, понятное, предсказуемое, удобное занятие, не требующее дополнительных усилий, экстра-напряжения;
  • «злейший враг производительности», откладывание важных и срочных дел, замена их чем-то малозначительным, но приятным и несрочным;
  • хроническая склонность откладывать дела на потом под любым предлогом, что может привести к психологическим последствиям;
  • «синдром завтра», состояние, когда человек готов заниматься чем угодно, но только не полезными и срочными делами.

Это нормально. Иногда томиться от скуки и делать перерывы в работе даже полезно. В Великобритании и вовсе 1 марта каждого года начинается Национальная неделя прокрастинации, когда англичане забрасывают несрочные задачи, чтобы дать отдохнуть мозгу и наконец-то пожить сегодняшним днем. Но важно понимать, что постоянно прокрастинировать вредно. У тех, кто хронически откладывает дела на потом, в результате повышенная тревожность, низкие доходы и высокая вероятность серьезно заболеть.

Невротическая, компульсивная, академическая: какой она бывает?

Невротическая, компульсивная, академическая: какой бывает прокрастинация?

Психолог Н. Милиграм выделяет пять разновидностей негативной прокрастинации:

  1. Бытовая. Ежедневные обязанности по хозяйству от мойки посуды и стирки до уборки квартиры становятся для прокрастинатора невозможно сложными.
  2. Невротическая. Физиологическая разновидность, когда взяться за сложное дело мешает учащенный пульс, непроизвольная дрожь, срывающийся голос. Человек не может это контролировать, становится неспособным действовать.
  3. Принятие решений. Страх ответственности за свои действия и поступки вырастает до таких масштабов, что прокрастинирующий боится даже малейших изменений. Самые простые и пустяковые задания начинают казаться невыполнимыми.
  4. Академическая. Верная спутница многих студентов, которые откладывают до последнего подготовку к экзамену, написание курсовой и диплома.
  5. Компульсивная. Так называемое «комбо», когда человеку свойственно и откладывать все на потом, и бояться принимать ответственные решения.

Но как же понять, что вы именно прокрастинируете, а не ленитесь или просто устали?

5 верных симптомов прокрастинации: как ее распознать?

5 верных симптомов прокрастинации

Признаки прокрастинации на поверку знакомы многим:

  1. Желание отвлечься. Перед каждым мало-мальски важным делом вам хочется полистать соцсети, почитать новости, перекусить, попить чай или кофе.
  2. Постоянное самооправдание. Вы бесконечно ищете объяснения и оправдания тому, почему не берете дело в работу сразу, хоть в глубине души знаете, отчего так стремитесь его отложить.
  3. Срыв дедлайнов, хронические опоздания. У прокрастинаторов, как правило, систематические проблемы с пунктуальностью.
  4. Проблемы в отношениях с коллегами, семьей, близкими. Особенно, если они активные и ответственные люди.
  5. Море нерешенных дел. Вполне естественно, ведь невыполненные задания копятся подобно снежному кому.

А вот лень симптомом прокрастинации не является! Ленивый человек не сожалеет о безделье, в то время как прокрастинатор буквально съедает себя за безвольность изнутри.

10 причин прокрастинации: почему мы откладываем на потом?

10 причин прокрастинации

Если все не достигло хронической стадии, то причины прокрастинации зачастую банальны:

  1. Неспособность брать ответственность и принимать решения.
  2. Страх, чрезмерное волнение перед важными событиями и переменами в жизни.
  3. Низкая или нулевая мотивация.
  4. Неправильный тайм-менеджмент (или его отсутствие).
  5. Чрезмерный перфекционизм — стремление сделать все идеально (или вообще никак).
  6. Как страх неудачи, так и страх успеха (причина выбивает из привычного комфортного состояния).
  7. Непонимание последствий промедления.
  8. Неспособность к расстановке приоритетов, планированию, а также отсутствие глобальных целей.
  9. Неуверенность в себе, собственных знаниях и умениях.
  10. Убеждение, что вы сможете со всем справиться в последний момент.

К сказанному можно прийти разными путями и причинами: слишком активная жизнь, эмоциональное перенапряжение, неумение управлять своим временем и силами. Это своеобразный «предохранитель», который включает наша психика, когда мозг перегружен. Только «откладывание на потом» несет с собой не желанное расслабление и отдых, а еще большее напряжение — из-за неудовлетворенности собой и происходящим.

Лень и прокрастинация: в чем отличия?

Лень и прокрастинация: разница понятий

Нередко инфантильность, безделье и прокрастинацию ставят в один ряд. На самом же деле между ними есть большая разница, как в последствиях, так и в причинах:

  • Лень — нежелание делать что-либо вообще. Причина лени в нерешительности, инертности, хроническом дефиците инициативы. Ленивый человек отказывается брать на себя ответственность априори. Прокрастинирование же отличается временной потерей мотивации. Прокрастинирующий не снимает с себя ответственность целиком — стремится лишь отложить выполнение сложного дела до лучших времен. Он долго размышляет, настраивается, прежде чем приступить к работе, но все же выполняет ее. Для лентяя ничегонеделание — комфортный образ жизни, за который он не испытывает ни грамма стыда. Прокрастинатор же постоянно мучается тем, что тянет до конца, винит себя, стыдится, но ничего поделать с собой не может.
  • Прокрастинация — состояние, которое можно зафиксировать с помощью МРТ (магнитно-резонансной томографии). Так, прокрастинаторы отличаются увеличенными миндалинами — частями мозга, ответственными за эмоции и страх. Это приводит к нарушению связи миндалин с другой важной мозговой зоной — передней поясной корой, которая позволяет нам выбирать свое поведение, исходя из оценки текущей ситуации и возможных последствий. Как итог, повышенная тревожность + страх браться за ответственные задания = человеку свойственно долго колебаться и переживать впустую.

Автор книги «Уравнение прокрастинации» Питс Стил провел опрос, показавший, что хотя бы изредка прокрастинируют 95 % респондентов. А Тимоти Пичил, автор «Решения загадки прокрастинации», смог найти четыре верных признака задачи, которую с большой вероятностью отложат на потом: не интересна исполнителю, слишком трудна, не приносит личной выгоды, недостаточно структурирована.

Последствия прокрастинации: почему это действительно плохо?

Последствия прокрастинации

Да, прокрастинирование служит естественным барьером от давления на психику «культа активного человека» и «погони за успешным успехом», помогает сохранить внутренние ресурсы и отыскать равновесие между отдыхом и работой. Но все же минусов у прокрастинации объективно больше, чем плюсов:

  1. Вас гнетет стресс от невыполненных проектов: чем больше нерешенных дел, тем сложнее справиться со своими проблемами.
  2. Вы не работаете, но и не отдыхаете — продуктивность стремится к нулю. 
  3. Вас добивает чувство вины за сорванные дедлайны и невыполненные обещания.
  4. Вы страдаете из-за того, что ваша слабость может привести к финансовым потерям, увольнению, краху бизнеса.
  5. Самооценка молниеносно падает, с каждым днем вы теряете веру в себя.
  6. Отношения с коллегами, друзьями, семьей, деловыми партнерами становятся все хуже.
  7. Вы не можете справиться с хронической усталостью, которая отягощается всем вышесказанным.

Вывод напрашивается сам собой: прокрастинация действительно мешает жить полноценно и счастливо.

Чем опасна прокрастинация для бизнеса: деградация, промедление, саботаж!

Чем опасна прокрастинация для бизнеса?

Несмотря на то, что это явление психологическое и нематериальное, вред от прокрастинации бизнесу наносится вполне реальный и существенный. Под ударом оказываются сразу три аспекта:

  1. Решение краткосрочных задач. Дело, которое не терпит малейшего промедления: сколько у компании останется постоянных клиентов, если заказчикам приходится все время ждать, пока руководитель или сотрудник соберутся с силами? А сколько останется талантливых и способных работников, если шеф постоянно перекладывает на них самые сложные и неприятные дела, занимаясь в это время исключительно простыми и пустыми заданиями?
  2. Выполнение долгосрочных проектов. Если краткосрочные задачи как-то возможно переложить с горем пополам на сотрудников, то с долгосрочными без управленческой воли не справиться. Руководитель бизнеса каждый день должен заглядывать в будущее, чтобы вовремя предугадать, как будут изменяться тенденции рынка и потребности клиентов. Если он считает это слишком хлопотным и дискомфортным, вряд ли его компания станет процветать. Более опасная ситуация — групповая прокрастинация, когда ни у кого в коллективе нет ни решительности, ни энергии работать над долгосрочными проектами. Даже перспективная фирма тут быстро увязнет в болоте пустых разговоров, поисков виноватых и бесконечных отговорок.
  3. Люди. Если во главе компании стоит человек, который не горит идеей, не умеет вести за собой, не готов брать на себя ответственность и анализировать риски, то вирус прокрастинирования в конечном счете захватит весь коллектив. Активность, креативность, инициативность станут здесь пустыми словами — и действительно стоящих сотрудников быстро заменят безмолвные, предсказуемые и удобные исполнители. Кадровый персонал неизбежно деградирует без людей, готовых развиваться и развивать.

Нередко бизнес сам виноват в прокрастинации руководителей и сотрудников. Например, установив для них фиксированный оклад. Зачем стараться, искать неординарные решения, выполнять трудные задачи, заниматься сложными проектами, если оплата от этого никак не зависит?

Чем прокрастинация полезна для бизнеса: 7 преимуществ

Чем прокрастинация полезна для бизнеса?

Будет несправедливым концентрироваться только на минусах прокрастинаторства и умалчивать о том, какую пользу он может принести бизнесу:

  1. Создание нечто нового. Хендрик Аастед Соренсен написал исходный код для блокировщика рекламы Adblock, бесконечно отвлекаясь от подготовки к экзаменам.
  2. Повышение креативности. Автор книги (и пиарщик по совместительству) «Искусство создания рекламных посланий» Джозеф Шугерман считает, что откладывание задачи приводит к тому, что вы, в конце концов, отыщите ее лучшее решение.
  3. Доработка и усовершенствование идеи. Исследователи Питер Н. Голдер и Джерард Дж. Теллис обнаружили, что удача приходит к тем, кто не спешит: 47 % первопроходцев неизбежно проваливаются. «Facebook был запущен после Myspace и Friendster, а Google появился через несколько лет после Altavista и Yahoo».
  4. Решение сложных проблем. Психолог Блюма Зейгарник установила, что все невыполненные задачи остаются в подсознании — кто знает, может быть бессознательное без нашего участия сможет отыскать их решение?
  5. Освобождение времени для важных дел. Так, нобелевский лауреат Джозеф Акерлоф 8 месяцев не мог отправить почту приятелю, зато успел за это время завершить все наработки, подарившие великую премию.
  6. Борьба со стрессом и повышение производительности. Согласно исследованию профессора Переца Леви, работая по 90 минут и отдыхая по 20 минут, человек трудится в тон своим естественным биоритмам, что позволяет дольше сохранять продуктивность.
  7. Разработка долгосрочных планов. Основатель Amazon Джефф Безос дарит себе два дня в неделю, чтобы просто подумать о будущем.

Так или иначе, она служит лакмусовой бумажкой того, что мы не смогли найти баланс между работой и отдыхом.

Самодиагностика: насколько вас поглотила прокрастинация

Есть простой тест из десяти вопросов, который позволяет быстро определить, насколько прокрастинаторство успело вами овладеть:

  1. Я часто переношу на завтра решение важных дел?
  2. Я совершаю знаковые для себя дела в последний момент?
  3. Я предаюсь пустым занятиям вместо того, чтобы сделать нужное и срочное?
  4. Я часто опаздываю из-за того, что оттягиваю сборы до последнего?
  5. Я перевожу будильник в режим «Подремать» несколько раз перед тем, как проснуться?
  6. Я часто вспоминаю, что забыл(а) сделать нечто важное лишь перед выходом из дома?
  7. Мне свойственно откладывать серьезные решения на неопределенный срок?
  8. Часто ли я осознаю, что тружусь над проектом, который должен(на) был(а) сделать еще вчера?
  9. Я действительно прилагаю все усилия, чтобы успеть сделать работу вовремя?
  10. Часто ли я замечаю, что мои планы на день так и остались невыполненными?

Подсчитайте общее число «да»: более 7 — вы патологический прокрастинатор, 4-6 — начальный уровень, менее 3 — вы точно не прокрастинирующий человек!

Как бороться с прокрастинацией: проверенные советы от экспертов

Как бороться с прокрастинацией?

Самый первый и важный способ преодолеть проблему — признать, что это… нормально. Психологи установили, что 20 % взрослых людей во всем мире — хронические прокрастинаторы. Подобное поведение в разных формах присуще всем живущим на Земле: мы бессмысленно суетимся, скроллим новостную ленту, переставляем вещи и убиваем время на мелкие дела, лишь бы оттянуть выполнение чего-либо сложного и неизбежного. Но если проблема отнимает у вас несколько часов каждый день, заставляет срывать дедлайны и нарушать обещания, с этой привычкой все же стоит расстаться.

Упростите свои цели

Очень часто мы пасуем перед задачей лишь потому, что она кажется нам слишком сложной, необъятной и непонятной. Гораздо легче начать работу, когда вы знаете, что именно нужно делать и сколько это займет. Поэтому все расплывчатые цели в ежедневнике нужно заменить на конкретные, а долгие и трудные задачи раздробить на простые достижимые этапы.

Расскажите всему миру

Многие люди признаются, что им помогает избавиться от проблемы простой прием — они рассказывают близким о том, что собираются сделать сегодня. Это повышает ответственность, ведь человек уже пообещал, что сделает это. Кем же он окажется, если нарушит данное слово?

Используйте правило 15 минут

Если предстоит выполнить дело, браться за которое нет никакого желания, воспользуйтесь правилом 15 минут — договоритесь, что четверть каждого часа вы будете посвящать этой обязательной задачи. Данный отрезок времени не настолько большой, чтобы вызвать отвращение, но его достаточно, чтобы помаленьку сделать должное.

Уберите то, что может вам помешать

Прокрастинатор отвлекается на мессенджеры, звонки, соцсети и оповещения от приложений. Именно поэтому начинать важное дело ему стоит, выключив все свои гаджеты (или унеся их в другую комнату). Уберите все лишнее с рабочего места, подкрепитесь, настройте освещение — и принимайтесь за дело!

Используйте стратегию эмоциональной саморегуляции

Это всего четыре шага:

  1. Определите задачу, из-за чего вы прокрастинируете.
  2. Осознайте, какие именно неприятные эмоции вы испытываете из-за этого дела — страх провала, скуку, тоску, безвольность?
  3. Позвольте себе пережить эти эмоции, не подавляйте их — они имеют право существовать.
  4. Пережив неприятные ощущения, обязательно похвалите себя за силу и выносливость.

Такое осознанное проживание проблемы многим позволяет преодолеть ее.

Научитесь управлять своим временем и делегировать

Мы живем во времена, когда познать искусство тайм-менеджмента можно, что называется, не вставая с дивана. Книги, блоги, тренинги, вебинары, видеосюжеты… Можно найти массу комфортного для себя контента — платного и бесплатного. Научиться управлять временем — это вдумчиво расставлять цели и приоритеты, уметь гармонировать между работой и отдыхом, знать, в какое время дня вы наиболее продуктивны. И не бояться делегировать другим людям дела, с которыми вы несовместимы.

Отдыхайте приятно и с пользой

Нередко прокрастинатор еще сильнее накручивает себя из-за бессмысленно потраченного времени — скроллинга новостной ленты, просмотра не отягощенных смыслом видеороликов или залипания в игры на телефоне. Поэтому, если прокрастинировать, то с пользой! Не можете решиться взяться за важный проект — уберитесь дома, отправьтесь на пробежку, приготовьте полезный ужин или просто помедитируйте.

Поощряйте себя даже за маленькие победы

Такова уж ирония судьбы, что большинство прокрастинаторов — слишком строгие к себе люди, которые требуют от собственной личности очень многое. Измените отношение к себе — благодарите свое Я за каждую маленькую победу над проблемой. Пусть это будут маленькие, но приятные вознаграждения — любимый фильм, вкусное мороженое, встреча с друзьями, вечер в баре.

Используйте технику Pomodoro

Разделите выполнение сложной задачи на небольшие временные отрезки:

  1. Установите таймер на 20 минут.
  2. Все это время неотрывно занимайтесь делом.
  3. Дайте себе на отдых 5 минут.

… и после этого начните «помидорку» заново!

Займитесь обратным планированием

Порой список дел на день лишает даже чудом сохранившейся мотивации и приводит в настоящий ужас: съездить в банк, оплатить счета, предоставить отчеты, созвониться с шефом… Психолог Нейл Фьоре предлагает обратное планирование — расписать, какие приятные и желанные дела ждут вас сегодня. Это позволяет сконцентрироваться на позитиве, вернет интерес к жизни. Со временем вы научитесь сочетать интересное и приятное со сложным и необходимым — ведь теперь вы отвлекаетесь от любимых дел на важные, а не наоборот.

4 способа правильно использовать прокрастинацию в бизнесе

Рохит Бхаргава, основатель маркетинговой компании Non-Obvious и автор книги «Всегда ешьте левой рукой. Неочевидные советы для успеха», считает, что лучше всего не уничтожать проблему, а правильно использовать ее на благо своего бизнеса:

  1. Не отказывайтесь от стратегии выжидания. Бывают дела, требующие молниеносного решения, но есть и проекты, которые не обязательно выполнять срочно. Не лучше ли дождаться момента, когда вы сможете воплотить в жизнь эту задачу с максимальной эффективностью?
  2. Живите настоящим моментом. Откажитесь от переизбытка информации, зависимости от социальных сетей и желания всегда оставаться на связи. Бхаргава достиг всего этого просто: стал носить телефон не в кармане, а в сумке (чтобы было труднее достать), удалил с гаджета все игры и отключил уведомления от приложений. А еще поместил иконки соцсетей в многоступенчатые папки: чтобы добраться до заветного значка, уже недостаточно одного клика — требуется проделать целую манипуляцию!
  3. Прежде, чем приступать к работе, выявите свою реальную потребность в ней. Очень часто мы откладываем проект на потом, потому что понимаем, что он бесцелен, бессмысленен для нас лично. 
  4. Дайте себе время привыкнуть к новым привычкам и новой загруженности. Нередко мы впадаем в прокрастинацию из-за ощущения беспомощности, когда кажется, что всех усилий недостаточно, чтобы справиться с проблемой.

И самый главный совет для прокрастинирующего бизнесмена — перепишите свои должностные инструкции. Научитесь делегировать часть своих обязанностей подчиненным. Пусть в вашем графике будет больше тех дел, которыми вам действительно нравится заниматься.

Найти и уничтожить: десять лучших книг о борьбе с прокрастинацией

Найти и уничтожить: десять лучших книг о борьбе с прокрастинацией

Представим наш топ-10 лучших изданий, которые помогут перестать откладывать все на потом и выявить причину прокрастинации:

  • «Победи прокрастинацию! Как перестать откладывать дела на завтра», Петр Людвиг.
  • «Легкий способ перестать откладывать дела на потом», Нейл Фьоре.
  • «Не ме­шай себе жить», Марк Го­ул­стон и Фи­лип Гол­дберг.
  • «Не от­кла­ды­вай на зав­тра», Ти­мо­ти Пи­чил.
  • «Прокрастинация и самосаботаж», Эйлин Леви.
  • «Новый год прокрастинатора» Эс Джей Скотт.
  • «Эссенциализм», Грег Маккеон.
  • «Тре­во­га, гнев, про­кра­сти­на­ция. 10 стра­те­гий для са­мо­сто­я­тель­ной ра­бо­ты», Сет Гиллиган.
  • «Сде­лай это зав­тра», Марк Фор­стер.
  • «Вый­ди из зоны ком­фор­та. Из­ме­ни свою жизнь. 21 ме­тод по­вы­ше­ния лич­ной эф­фек­тив­но­сти», Брай­ан Трей­си.

Среди других неплохих изданий — «Сила воли» Келли Макгонигал и «Сила привычки» Чарлза Дахигга.

Сервисы и приложения для бизнеса, что помогут победить прокрастинацию

RescueTime. Бесплатная программа, которая позволяет узнать, сколько времени (и на что) вы тратите за компьютером впустую

Помочь бороться с проблемой позволят полезные кураторы и планировщики времени:

  • RescueTime. Бесплатная программа, которая позволяет узнать, сколько времени (и на что) вы тратите за компьютером впустую.
  • Mind42. Бесплатный сервис, с которым вы будете просто и эффективно управлять рабочими процессами.
  • Motivate Clock. Бесплатный таймер, с которым вы узнаете, сколько действительно уделяете времени труду и отдыху.
  • ManicTime. Контроль за временем, что вы сидите в браузере и компьютерных программах. Можно посмотреть, на каких страницах вы больше всего проводите времени.
  • LeaderTask. Полноценный планировщик задач, который работает и без интернета.
  • Pomodoro Timer. Удобный таймер, что позволит разделить рабочее время по 25 минут труда / 5 минут отдыха.

Бизнесменам также будет полезно знать о инструментах контроля за прокрастинирующими работниками: CrocoTime, Disciplina.ru, Pyrus, Planado.ru, Yaware, «Стахановец», «ОфисМетрика».

Топ-7+ роликов о борьбе с прокрастинацией

На видеохостинге YouTube можно найти немало полезных роликов, что помогут понять природу проблемы и справиться с ней:

Конкретно по тематике в бизнесе: «Прокрастинация в бизнесе и проблемы в отношениях с мамой. Персона Грата № 8.», «Прокрастинация в бизнесе. Как бороться и победить?».

Заключение

Редакция https://lindeal.com уверена, что каждый хоть раз в жизни откладывал сложное и неприятное дело на потом. Вместо решения важной задачи тратил время на ненужные действия, лишь бы хоть на чуточку отложить свидание с неизбежным. В этом нет ничего плохого, ведь прокрастинация — нормальная реакция человеческой психики. Нам от природы свойственно избегать неприятные или кажущиеся слишком сложными действия. 

Но когда это становится не разовым, а хроническим явлением, тогда оно перерастает в серьезную проблему. Особенно опасно все время откладывать важные задачи на потом в бизнесе. Главное тут — вовремя честно признаться себе в прокрастинировании. Преодолеть ее не так и сложно самостоятельно — с помощью психологических методик, полезных сервисов, мотивирующих книг и видеороликов.