Метод Кайдзен: что это такое и как правильно использовать в бизнесе и жизни?

Когда-то методика Кайдзен было популяризирована, чтобы спасти Японию от послевоенной разрухи. Сегодня она уже успела стать глобальной тенденцией, органично вписалась в философию рационального потребления. Японский подход к продуктивности и непрерывным улучшениям позволяет выстроить и наладить работу в компании любого масштаба. Однако эту технику можно применять и в повседневной жизни, чтобы избавиться от вредных привычек и обрести полезные. Как именно этого достичь, сегодня расскажет редакция LinDeal.

Метод Кайдзен: что это такое?

Методика Кайдзен — Искусство маленьких шагов для достижения целей в любых сферах жизни. Даже 5 минут продуктивной работы каждый день помогают прийти к совершенству. Самое важное — не останавливаться и не прерываться.

Кайдзен — Философия безостановочного совершенствования. Она учит делать маленькие, но уверенные шаги к цели вместо того, чтобы годами готовиться к «рывку». Дисциплина, порядок и последовательность важны на каждом этапе.

Справка! «Кайдзен» в переводе с японского — «изменения к лучшему».

Метод Кайдзен и бизнес-среда

Кайдзен в бизнесе — постоянное улучшение, начиная с производства и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Через улучшение стандартизированных процессов и действий приходят к главной цели — бережливому (без потерь) производству.

В бизнесе все сказанное воплощается в следующем:

• Начало управления — с планирования. План всегда нужно сравнивать с реальными результатами.
• Непрерывные изменения и улучшения. Это касается всех сфер производства — от взаимоотношений сотрудников до сбыта продукции.
• Постоянный анализ происходящего в компании. Позволяет эффективно действовать на основании достоверных фактов.
• Встраивание качества в процесс. И как можно раньше! Необходимо помнить, что проверки качество не создают.
• Открытое признание проблем. «Где нет проблем — нет совершенствования». Трудности и провалы выносятся на общее обсуждение.
• Устранение причины и предотвращение рецидивов. Японская философия учить не путать причину проблемы с ее следствием.
• Фокус на клиентах. Товары и услуги должны полностью удовлетворять потребности покупателей.
• Создание рабочих команд. Каждый сотрудник становится членом команды и соответствующего «кружка качества».
• Межфункциональные команды для управления проектами. Никакая команда не даст максимума эффективности, работая лишь в одной функциональной плоскости.
• Информирование всех и каждого. Каждый член команды должен иметь представление о своей компании.
• Пропаганда открытости. Отдельные подразделения компании не обособлены друг от друга, работают сообща.
• Развитие по горизонтали. Личный опыт — достояние всей компании.
• Формирование «поддерживающих взаимоотношений». Вовлеченность сотрудников в деятельность предприятия, хорошие взаимоотношения между работниками — одна из важнейших составляющих успеха всего бизнеса.
• Тренировка самодисциплины. Умение контролировать себя и уважать — как самих себя, так и коллег.
• Самосовершенствование. «Приучи себя определять вопросы, за которые отвечаешь ты лично, в отличие от тех, за которые отвечают другие, и начинай с решения собственных задач» (Википедия).
• Общая стандартизация. Внедрение методик для закрепления результата.

Справка! New Shorter Oxford English Dictionary, определяет Кайдзен как непрерывное совершенствование методов работы, личной эффективности и как общую философию бизнеса.

Основные цели Кайдзен и способы их достижения

Главными целями внедрения методики Кайдзен является следующее:

1. Высокое качество продукции и услуг.
2. Повышение производительности.
3. Сокращение издержек и себестоимости производства.
4. Повышение уровня удовлетворенности клиентов.
5. Мотивация персонала для полного раскрытия потенциала.
6. Сохранение конкурентоспособности на рынке.
7. Развитая коммуникация и сотрудничество между сотрудниками.

На практике все сказанное реализуется через:

• Управление производственными потоками. Оптимизация этапов производства для сокращения времени на изготовление и обработку заказов.
• Оптимизация производственных процессов. Снижение издержек за счет определения и устранения причин брака, улучшение производственной линии и уменьшение времени на выполнение задач.
• Управление запасами материалов. Инвентаризация для сокращения издержек на хранение и утилизацию.
• Система Just-in-time. Производство запускается только тогда, когда это необходимо. Позволяет сократить запасы и уменьшить время на изготовление, повысить качество.
• Система Total Productive Maintenance (TPM). Обеспечение непрерывной работы оборудования в целях профилактики сборов.
• Управление качеством. Через установление стандартов и контроля качества.
• Ноль дефектов (ZD — zero defects). Никакой уровень дефектов на производстве не является допустимым — показатель должен быть равен нулю.

Как и когда появился метод Кайдзен

Философия Кайдзен пришла из Японии. Первоначально она понималась как непрерывное всестороннее развитие человека, его общественной, трудовой и частной жизни.

В бизнесе концепция обосновалась после Второй Мировой войны. Японские компании начали массово внедрять технологию в производства — для улучшения всех процессов и повышения эффективности. Главной целью было побороть послевоенную разруху. Но результат был поразительным — при дефиците ресурсов, сравнительно маленькой территории островная Япония стала ведущим мировым производителем качественной конкурентной продукции.

Тогда, опираясь на принципы традиционной японской философии Кайдзен, Масааки Имаи создал собственную методику продуктивности. Свои наработки он изложил в книге «Кайдзен: ключ к успеху Японии». Издание увидело свет в 1986 году, стало настольной книгой многих японских компаний.

Именно Масааки Имаи сформировал «ядро Кайдзен», которым сегодня и руководствуется Институт Кайдзен:

1. Узнайте своего клиента. Его портрет, ценности, боли, желания и потребности.
2. Избавьтесь от мусора, физического и информационного. Используйте в работе только то, что нужно. Уберите все лишнее.
3. Отправляйтесь на производство. Руководитель должен непосредственно разбираться в практических рабочих процессах и внедрять первые изменения именно там.
4. Всегда опирайтесь на факты. На статистику, цифры и показатели, а не на собственные ощущения.
5. Вдохновляйте команду. Ставьте перед персоналом конкретные цели помогайте их достичь.

Первоначально стратегию использовали для повышения эффективности производства, однако ее с успехом можно адаптировать и для повседневной жизни. Начать правильно питаться, соблюдать режим дня, ввести в свою жизнь Спорт.

Что лежит в основе: главные принципы метода Кайдзен

В основе японской методики лежат пять принципов (5S):

1. Seiri (сортировка). Выявляйте и сортируйте то, что не используется в работе. Если что-либо не задействовано в рабочих процессах, его нужно устранить.
2. Seiton (систематизация). Держите в порядке все, что требуется для выполнения ваших трудовых обязанностей. Инструменты должны находиться на видном месте.
3. Seiso (содержание в чистоте). Оборудование и рабочее место всегда должны оставаться чистыми. Каждый сотрудник в конце рабочего дня находит порядок, убирает лишнее, расставляет инструментарий по местам. 
4. Seiketsu (стандартизация). Три вышеупомянутых действия должны стать устойчивой привычкой. Ведь именно при правильной организации рабочего пространства сотрудники будут работать более продуктивно. Руководство же со свой стороны обязуется проводить поддерживающие тренинги.
5. Shitsuke (совершенствование). Поддержание сформировавшейся практики управления рабочим местом. Для этого создается система мониторинга содержания организованных стандартизированных рабочих мест.

Справка! Отдельно выделяется понятие Гемба Кайдзен — принятие решений непосредственно во время рабочего процесса, регулирование проблем по мере их возникновения.

Как использовать в жизни?

Как может помочь «философия маленьких шагов» в повседневной жизни?

• Борьба со вредными привычками. Бросить курить или употреблять спиртное каждую пятницу гораздо проще, когда мы поделим сложный путь на несколько этапов. Постепенно уменьшайте количество тех же сигарет, выкуриваемых в день. Находите ежедневно время похвалить себя за достигнутое.
• Переход на правильное питание. Очень сложно раз и навсегда отказаться от вредных лакомств. А если это делать постепенно? Согласно методу Имаи, разделите привычную пищу на полезное и неполезное. Последнее нужно или усовершенствовать, или постепенно вывести из игры. Например, заменить шоколадные батончики на мед, свежие фрукты и натуральный сироп.
• Повышение эффективности тренировок. Задайте себе цель сесть на шпагат через три месяца. Установите время, когда вам будет комфортно тренироваться. Составьте программу упражнений с тренером или по информации из интернета. Строго следуйте расписанию и тренируйтесь каждый день. Это поможет сделать развитие вашим ежедневным спутником.

Не приступайте к воплощению плана в плохом настроении. Помните, что в основе философии Кайдзен — «положительное отношение к производству». За каждое достижение себя нужно поощрять и хвалить: даже если вы уделили делу 5 минут в день это лучше, чем ничего.

Как использовать в бизнесе?

Как внедрить можно внедрить концепцию Кайдзен в производство? Возможно сразу несколько аспектов:

• Сплочение коллектива и командная работа. Метод учит работать вместе на общее благо, поддерживать друг друга и помогать компании. На практике это взаимный обмен полезной информацией, постоянное обучение и повышение квалификации, соблюдение дедлайнов.
• Поддержка личной дисциплины каждого сотрудника. Это кирпичики, из которых строится успех общего дела. Самодисциплина по Кайдзен — самостоятельный тайм-менеджмент, соблюдение сроков и контроль качества проделанной работы.
• Сохранение морального духа. Эмоциональное состояние влияет и на настрой, и на эффективность труда. Правильное руководство умеет мотивировать свою команду на результат — создавать все комфортные условия для работы и обеспечивать необходимым.
• Создание брейншторм-групп. Команды по «мозговому штурму» нужны каждому бизнесу. Это группы, где сотрудники разных уровней обмениваются идеями и скиллами. Зачем нужно? Для объективной оценки собственных достижений и формирования новых целей развития.
• Формирование банка идей по улучшению производства. Простыми словами, каждому сотруднику на любой должности предлагается беспрекословное право на внесение предложений по улучшению родного предприятия. Прямая задача руководителей — рассматривать каждое из таких предложений, каким бы бесполезным (на первый взгляд) оно не казалось.

Как планировать по Кайдзен?

Метод Кайдзен показывает ясный путь из точки А в точку В. Это подход PDCA (Plan — Do — Check — Act):

1. Составьте план. Перемены основаны на анализе ситуации и четкой стратегии.
2. Действуйте. Начинайте с небольших улучшений.
3. Проверяйте. Прежде чем сделать следующий шаг, изучите, как предыдущий отразился на результатах — личных или всей компании.
4. Корректируйте. Возникшие проблемы нужно устранять вовремя. Не бойтесь изменить план или отказаться от неэффективных улучшений.

Узнав теорию, можно перейти к практическим действиям. Начинайте с малого, что оправданно и с психологической, и с физической точки зрения. Высокий темп сложно удерживать, особенно в самом начале.

Техники, похожие на Кайдзен: общее и различия

Основной вектор бизнес-философии Кайдзен — бережливое производство. То есть, сведение до минимума убыточных процессов, оптимизация труда каждого из работников и ориентировка на нужды потребителя.

На что это похоже?

• «Правило Парето»: 20 % усилий приносят 80 % результата и наоборот.
• Методология гибкой разработки agile из западной бизнес-философии.

Отличия философии Кайдзен от методов западного традиционного менеджмента состоит в следующем:

Кто использует метод Кайдзен: яркие примеры

Одним из первых философию Кайдзен использовал японский автомобилестроительный концерн Toyota. Вслед за ним — корпорации Mitsubishi, Nissan, Philips. Результат оказался настолько эффективным, что о методике заговорил весь мир. Из западных производств первым использовала Кайдзен немецкая компания Siemens.

Отдельно упоминают швейцарского производителя напитков и продуктов питания Nestlé. Он внедрил философию Кайдзен и в свою Политику качества, и в Корпоративные принципы деятельности:

• Взращивание культуры качества: продукты и услуги с нулевыми дефектами.
• Постоянное улучшение системы управления качеством для предотвращения неприятных инцидентов.
• Соблюдение действующего законодательства и международных требований.
• Поощрение участия и распространение ответственности за качество среди сотрудников и партнеров через стандарты, обучение, тренинги, наставничество, контроль и эффективные коммуникации.

Как итог, более двадцати лет «Нестле» не покидает почетный топ Fortune 500.

В настоящее время концепция распространяется в России. Ее уже успели опробовать на практике такие крупные компании, как:

• «Алроса»;
• «Лукойл»;
• «Росатомстрой»;
• Газ;
• КаМАЗ;
• «Балтика»;
• «Гидросила»;
• Банк «Союз».

Международные кейсы реализации технологии Кайдзен можно структурировать в таблице:

Каких конкретных результатов помогает достигнуть методика?

«Мы нацелены на потребителя, но при этом уделяем большое внимание работе сотрудников — и через совершенствование процессов приходим к улучшению результата. Мы мотивируем персонал предлагать свои идеи — они приводят к росту эффективности и снижают как временные, так и финансовые затраты. Такие предложения достойно вознаграждаются.

На наш взгляд, при реализации важнее использовать лидерство в противовес формализму — когда руководитель доказывает свое положение не номинальной властью и «табличкой на двери», а знаниями и личным примером принимаемых решений. Ориентация на потребителей, важность персонала и ключевая роль лидера, а также нацеленность в целом как на результат, так и на процесс, совместно помогают развивать инновации» (Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке, аутсорсинговым решениям и ИТ Konica Minolta Business Solutions Russia для РБК Тренды).

На что это может повлиять: перспективы применения в бизнесе и жизни

Применяя философию Кайдзен в жизни, вы научитесь:

1. Ставить перед собой большие цели и эффективно разбивать их на подзадачи.
2. Самостоятельно вдохновлять и мотивировать себя.
3. Не останавливаться ни на минуту, идти к цели маленькими шагами.
4. Держать рабочее место и мысли в чистоте и порядке.
5. Становится лучше каждый день, воплощать перемены.

Применяя методику Кайдзен в бизнесе, предприниматель сможет кардинально изменить свою компанию:

1. Добиться максимального удовлетворения потребителя.
2. Значительно увеличить прибыль компании.
3. Сохранять конкурентоспособность на протяжении десятилетий.
4. Научиться рационально использовать дорогие и ограниченные ресурсы.
5. Повысить качество продукции, одновременно снизив ее цену.
6. Мотивировать персонал так, чтобы он раскрыл потенциал на максимум.

В частности, это возможно через внедрение всеобщего управления качества, системы производства «точно вовремя», всеобщий уход за оборудованием, открытую подачу предложений сотрудниками.

Плюсы и минусы метода Кайдзен

Рассмотрим преимущества и недостатки философии Кайдзен в сравнительной таблице.

Кайдзен-час — что это такое?

Кайдзен-час — привычка, процедура анализа своей жизни и текущей ситуации. Она помогает повысить эффективность собственной деятельности, узнать свои истинные желания и цели. И постоянно оценивать адекватность их достижения.

Начать стоит с небольшой ежедневной анкеты:

• Что меня беспокоит?
• Что я могу сделать, чтобы решить эти проблемы?
• Как поступить, чтобы они не повторялись?
• Какие средства и инструменты помогут не допустить эту проблему?
• Какие сопутствующие проблемы могут появиться? Как их не допустить?
• Какие новые знания и алгоритмы мне нужны, чтобы стать лучше?
• Какие полезные привычки мне стоит внедрить?

Кроме этого, в Кайдзен-час может входить чтение, конспектирование — в зависимости от ваших целей.

Что такое Кайдзен-предложение: кто его делает?

Кайдзен-предложения — это предложения, выдвигаемые сотрудниками всех уровней по улучшению производственных процессов. Они могут касаться как непосредственно производства или логистики, так и отношений с клиентами или внутри коллектива. Чтобы сохранить порядок, для кайдзен-предложений вводят строгую периодичность. Например, сотрудник может обращаться с этим к руководителю раз в неделю.

Какой инструмент можно использовать в аудите концепции Кайдзен?

Согласно информации от «Центра Кайдзен», самыми эффективными инструментами для аудита является визуализация:

• наглядное восприятие и анализ текущего состояния производственных процессов;
• обеспечение нужного уровня безопасности;
• принятие оперативных обоснованных решений;
• скорое реагирование на проблемы;
• быстрый поиск и обнаружение отклонений.

5 лучших книг по методу Кайдзен

Если вы желаете углубиться в тему и узнать о методике Кайдзен больше, обратите внимание на издания:

• «Метод Кайдзен: Шаг за шагом к достижению цели», Роберт Маурер. Бросить курить, стать начальником подразделения, сделать свой дом уютным. Что объединяет эти цели? Все они достижимы с помощью методики Кайдзен. Книга расскажет, как изменить жизнь без насилия над собой, преодолеть любые трудности, научиться ставить перед собой конкретные цели и достигать их.
• «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний», Масааки Имаи. В книге изложена японская философия бизнеса: постепенное совершенствование столь же важно, как инновации, ведущие к коренному перевороту. Автор подробно объясняет суть работы концепции Кайдзен и чего именно она помогает добиться.
• «Гемба Кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества», Масааки Имаи. Издание от и до посвящено непрерывной системе совершенствования бизнеса. Отсюда читатели узнают также об уникальных японских методах управления.
• «Стратегический Кайдзен. Как изменить ДНК компании и стать лидером отрасли», Масааки Имаи. Это полноценное руководство для компаний, чтобы совершенствоваться и достигать новых высот. Что важно, стратегия Кайдзен применима в любом бизнесе — даже для фирм, застывших в глубоком кризисе.
• «Управление заводом в стиле Кайдзен. Как снизить затраты и повысить прибыль», Алексей Гринин. Поистине уникальный кейс: использование японского опыта для формирования собственной философии труда российского завода ЧТПЗ. «Результаты? Освоение мощностей в рекордные сроки, выпуск труб, отвечающих самым жестким требованиям клиентов с заделом на будущее, гарантия качества и надежности, экологическая и промышленная безопасность, комфортные условия труда».

Команда LinDeal еще раз напомнит, что сам по себе Кайдзен не предлагает готовых стратегий для достижения успеха. Вы не найдете универсального учебника или инструкции с пошаговым осуществлением вашего плана. Философия Кайдзен — это идеи, принципы, на которые стоит опираться. Самое главное, нужно понять, что маленькими целями в правильном направлении можно добиться куда большего, чем скачкообразными кардинальными изменениями. Но здесь важна ежедневная последовательная работа.